PATVIRTINTA
Valstybinės ligonių kasos prie Sveikatos apsaugos ministerijos direktoriaus
2024 m. gruodžio 20 d.
įsakymu Nr. 1K-272
DOKUMENTŲ VALDYMO SKYRIAUS NUOSTATAI
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Valstybinės ligonių kasos prie Sveikatos apsaugos ministerijos (toliau – VLK) Dokumentų valdymo skyrius (toliau – Skyrius) yra VLK padalinys, pavaldus VLK kancleriui.
2. Skyrius savo darbe vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos įstatymais, Europos Sąjungos teisės aktais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministro įsakymais, VLK nuostatais, VLK darbo reglamentu, VLK vidaus tvarką ir veiklą reglamentuojančiais teisės aktais, VLK direktoriaus įsakymais, šiais nuostatais.
3. Skyriaus darbuotojų funkcijas nustato jų pareigybių aprašymai.
II SKYRIUS
SKYRIAUS UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS
4. Skyriaus uždaviniai:
4.1. organizuoti VLK dokumentų valdymą teisės aktų nustatyta tvarka, vykdyti dokumentų rengimo, įforminimo, tvarkymo, saugojimo ir naikinimo reikalavimų laikymosi priežiūrą ir kontrolę;
4.2. užtikrinti gautų fizinių ir juridinių asmenų prašymų (skundų) priėmimą ir administravimą;
4.3. užtikrinti VLK parengtų dokumentų projektų kalbos redagavimą;
4.4. užtikrinti teisės aktų projektų skelbimą Teisės aktų projektų informacinėje sistemoje ir VLK užregistruotų teisės aktų teikimą Teisės aktų registrui.
5. Skyrius, įgyvendindamas 4 punkte nurodytus uždavinius, atlieka šias funkcijas:
5.1. tvarko gaunamą korespondenciją, registruoja ją Dokumentų valdymo sistemoje, pateikia VLK vadovybei, tiesiogiai darbuotojams pagal paskirtį;
5.2. priima ir nustatyta tvarka administruoja fizinių ir juridinių asmenų prašymus (skundus);
5.3. tvarko siunčiamą korespondenciją: tikrina, ar parengti siunčiami dokumentai atitinka Dokumentų rengimo taisyklių reikalavimus, juos registruoja ir užtikrina, kad jie būtų tinkamai ir laiku išsiųsti;
5.4. registruoja VLK direktoriaus įsakymus, sutartis, kitus vidaus dokumentus Dokumentų valdymo sistemoje;
5.5. rengia VLK dokumentacijos planus, papildymų sąrašus, dokumentų bylų apyrašus, teikia jų projektus derinti Lietuvos valstybės naujajam archyvui;
5.6. pagal VLK dokumentacijos planą kontroliuoja VLK struktūrinių padalinių dokumentų bylų sudarymą, organizuoja popierinių dokumentų bylų perdavimą VLK archyvui ir jų saugojimą, elektroninių dokumentų bylų sutvarkymą ir užbaigimą. Pasibaigus dokumentų bylų saugojimo terminui, organizuoja dokumentų vertės ekspertizę ir, jei reikia, dokumentų naikinimą;
5.7. organizuoja nuolat saugomų dokumentų perdavimą Lietuvos valstybės naujajam archyvui;
5.8. konsultuoja VLK darbuotojus dokumentų rengimo, įforminimo, kalbos tvarkymo, bylų sudarymo, dokumentų apskaitos bei Dokumentų valdymo sistemos naudojimo klausimais;
5.9. redaguoja VLK rengiamus teisės aktus, vidaus dokumentus, oficialius raštus institucijoms ir asmenims, pranešimus žiniasklaidai, straipsnių ir kitos viešai publikuojamos informacijos kalbą;
5.10. pagal VLK gautus dokumentus kontroliuoja VLK darbuotojams skirtų užduočių vykdymo terminus;
5.11. skelbia VLK parengtų įstatymų ir kitų norminių teisės aktų projektus Teisės aktų projektų informacinėje sistemoje, VLK užregistruotus teisės aktus – Teisės aktų registre.
6. Skyrius taip pat atlieka šias bendrąsias funkcijas:
6.1. pagal kompetenciją rengia teisės aktų ir kitų dokumentų projektus, nagrinėja asmenų kreipimusis, užtikrina tinkamą dokumentų saugojimą;
6.2. pagal kompetenciją dalyvauja rengiant, tikslinant ir įgyvendinant VLK strateginius veiklos planus (programas) bei teikiant jų vykdymo ataskaitas;
6.3. VLK direktoriaus sprendimu dalyvauja VLK ar kitų institucijų komisijų ar darbo grupių darbe;
6.4. tvarko įstaigos intranete ir interneto svetainėje skelbiamą Skyriaus kompetencijai priskirtą informaciją.
III SKYRIUS
SKYRIAUS TEISĖS IR ATSAKOMYBĖS
7. Skyrius, įgyvendindamas jam pavestus uždavinius ir funkcijas, turi teisę:
7.1. gauti iš kitų VLK padalinių reikiamus dokumentus ir informaciją Skyriaus funkcijoms atlikti;
7.2. pasitelkti kitų VLK padalinių darbuotojus teisės aktų ir kitų dokumentų projektams rengti ir svarstyti;
7.3. dalyvauti kitų institucijų ir VLK struktūrinių padalinių rengiamuose posėdžiuose ir teikti išvadas bei pasiūlymus nagrinėjamais klausimais;
7.4. tvarkyti asmens duomenis, kai tai būtina, ir tik tuos asmens duomenis, kurių reikia vykdant funkcijas pagal Skyriaus kompetenciją, vadovaudamasis asmens duomenų apsaugą reglamentuojančiais teisės aktais;
7.5. naudotis aktualių teisės aktų informacinėmis sistemomis ir kitomis Skyriaus veiklai reikiamomis informacinėmis sistemomis;
7.6. teikti pasiūlymus VLK direktoriui ir VLK kancleriui dėl VLK veiklos ar teisės aktų tobulinimo;
7.7. kelti Skyriaus darbuotojų kvalifikaciją;
7.8. pagal paskirtį naudotis Skyriui priskirtomis patalpomis, inventoriumi, kompiuterine ir kita įranga, juos tausoti.
8. Skyrius gali turėti ir kitų teisės aktų nustatytų teisių.
9. Skyriaus darbuotojai privalo:
9.1. vadovaudamiesi VLK vertybėmis, laiku ir kokybiškai vykdyti pavestus darbus;
9.2. nuolat tobulinti Skyriaus valdomus veiklos procesus, siekdami veiklos efektyvumo;
9.3. vykdydami pavestas funkcijas vertinti galimas veiklos rizikas ir jas valdyti, laikytis antikorupcinio elgesio standartų ir valdomų duomenų saugos reikalavimų.
10. Skyriaus valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartį, už pareigų bei funkcijų nevykdymą ar netinkamą jų vykdymą atsako Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka.
IV SKYRIUS
SKYRIAUS DARBO ORGANIZAVIMAS
11. Skyriui vadovauja skyriaus vedėjas. Nesant skyriaus vedėjo, jo funkcijas vykdo kitas teisės aktų nustatyta tvarka paskirtas darbuotojas.
12. Skyriaus vedėjas yra tiesiogiai pavaldus VLK kancleriui.
13. Skyriaus vedėjas yra atsakingas už tinkamą Skyriaus veiklos planavimą ir atsiskaitymą, siekiamų veiklos rezultatų rodiklių reikšmių, darbui reikiamų išteklių numatymą, Skyriaus darbo ir kitų pavestų užduočių vykdymo organizavimą.
14. Skyriaus vedėjas užtikrina Skyriaus kompetencijai priskirtų veiklos procesų identifikavimą, matavimą, vertinimą, koregavimą, neatitikčių prevenciją ir veiklos gerinimą.
15. Skyriaus vedėjas užtikrina tinkamą Skyriaus žmogiškųjų išteklių valdymą ir efektyvią Skyriaus vidinę komunikaciją.