Pareigų aprašymas Spausdinti

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

1.    Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
1.1.    turėti aukštąjį universitetinį išsilavinimą su magistro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu;
1.2.    būti susipažinęs ir gebėti vadovautis Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais skyriaus kompetencijai priskirtus klausimus, gebėti juos taikyti praktiškai;
1.3.    išmanyti Viešojo administravimo įstatymą, Dokumentų ir archyvų įstatymą, dokumentų rengimo, teisės aktų rengimo, dokumentų tvarkymo ir apskaitos, elektroninių dokumentų valdymo taisyklių reikalavimus, kitus teisės aktus, reglamentuojančius dokumentų valdymo klausimus;
1.4.    sklandžiai ir taisyklingai reikšti mintis žodžiu ir raštu, rengti išvadas ir pasiūlymus kuruojamais klausimais;
1.5.    išmanyti teisės aktų rengimo ir raštvedybos taisykles;
1.6.    gebėti planuoti, organizuoti savo ir skyriaus veiklą, savarankiškai pasirinkti darbo metodus ir problemų sprendimo būdus;
1.7.    mokėti dirbti Microsoft Office programiniu paketu.

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

2.    Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
2.1.    organizuoja ir kontroliuoja dokumentų valdymo procesą: užtikrina gautų, siunčiamų ir vidaus dokumentų, vidaus teisės aktų, sutarčių teisingą registravimą, pateikimą vadovybei ir darbuotojams pagal paskirtį ir laiku, rūpinasi dokumentų valdymo procedūrų tobulinimu;
2.2.    užtikrina skyriaus nuostatuose iškeltų tikslų ir uždavinių įgyvendinimą priskirtais klausimais;
2.3.    kontroliuoja darbuotojų, atsakingų už dokumentų valdymo sritį, atliekamas funkcijas;
2.4.    nuolat informuoja skyriaus vedėją apie kuruojamas veiklos sritis, pastebėtus trūkumus darbe, siūlo naujas darbo organizavimo formas;
2.5.    rengia veiklos planus ir įgyvendinimo ataskaitas pagal kuruojamą sritį;
2.6.    atlieka vadovybės pavedimų vykdymo kontrolę, teikia ataskaitas;
2.7.    kontroliuoja Vilniaus TLK darbuotojų parengtų dokumentų atitiktį teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų rengimą, reikalavimams ir teikia metodines rekomendacijas dokumentų rengimo klausimais;
2.8.    paskirsto faksu ir elektroniniu paštu [email protected], [email protected], [email protected]  gautus dokumentus ir kontroliuoja jų registravimą ir vykdymą;
2.9.    rengia Vilniaus TLK dokumentacijos planus ir susijusius dokumentus, nuolat ir ilgai saugomų dokumentų aprašus, teikia jų projektus derinti ir tvirtinti, pagal dokumentacijos planą kontroliuoja struktūrinių padalinių dokumentų bylų formavimą;
2.10.    organizuoja dokumentų bylų perdavimą iš struktūrinių padalinių į Vilniaus TLK archyvą, dokumentų bylų apskaitą, saugojimą archyve, nuolat saugomų dokumentų perdavimą Lietuvos Valstybės naujajam archyvui;
2.11.    koordinuoja archyve saugomų dokumentų apskaitos tvarkymą bei sudarytų dokumentų bylų priėmimą saugoti;
2.12.    dokumentų valdymo klausimais bendradarbiauja su Lietuvos valstybės naujuoju archyvu, kitomis valstybinėmis institucijomis ir įstaigomis;
2.13.    pasibaigus dokumentų bylų saugojimo terminui, organizuoja dokumentų naikinimą;
2.14.    tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus ir išrašus;
2.15.    atsako už įstaigos antspaudo naudojimą pagal paskirtį;
2.16.    rengia vietinių (lokalių) teisės aktų projektus ir jais tvirtinamus dokumentus (tvarkos aprašus, reglamentus, taisykles, nuostatus ir kt.), reglamentuojančius įstaigos veiklos valdymą, kontroliuoja, kaip šie dokumentai vykdomi, juos tobulina;
2.17.    užtikrina, kad Vilniaus TLK darbuotojai prireikus gautų dokumentą, saugomą kanceliarijos bylose ir archyve, arba kitą reikiamą informaciją apie Vilniaus TLK korespondenciją;
2.18.    skyriaus vedėjo pavedimu organizuoja Vilniaus TLK stebėtojų tarybos ir vadovybės posėdžius;
2.19.    atlieka nuolatinį procesų žemėlapių atnaujinimą ir (ar) rengimą pagal procesų šeimininkų pateiktus projektus, prireikus, inicijuoja bei rengia jų pakeitimus;
2.20.    rūpinasi kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos funkcionavimu, tobulinimu ir plėtra;
2.21.    nagrinėja gaunamus raštus ir skyriaus vedėjo pavedimu rengia skyriaus kompetencijai priskirtų raštų ir atsakymų projektus;
2.22.    pagal kompetenciją dalyvauja darbo grupių, komisijų veikloje, pasitarimuose;
2.23.    skyriaus vedėjo pavedimu pavaduoja kitus skyriaus darbuotojus;
2.24.    nuolat tobulina žinias, įgūdžius, kitas profesines savybes ir gebėjimus;
2.25.    vykdo kitus vadovybės nenuolatinio pobūdžio pavedimus, skirtus įgyvendinti Vilniaus TLK strateginiams tikslams.