SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI
1. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
1.1. turėti aukštąjį universitetinį išsilavinimą su magistro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu;
1.2. būti susipažinęs ir gebėti vadovautis Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais skyriaus kompetencijai priskirtus klausimus, gebėti juos taikyti praktiškai;
1.3. išmanyti Viešojo administravimo įstatymą, Dokumentų ir archyvų įstatymą, dokumentų rengimo, teisės aktų rengimo, dokumentų tvarkymo ir apskaitos, elektroninių dokumentų valdymo taisyklių reikalavimus, kitus teisės aktus, reglamentuojančius dokumentų valdymo klausimus;
1.4. sklandžiai ir taisyklingai reikšti mintis žodžiu ir raštu, rengti išvadas ir pasiūlymus kuruojamais klausimais;
1.5. išmanyti teisės aktų rengimo ir raštvedybos taisykles;
1.6. gebėti planuoti, organizuoti savo ir skyriaus veiklą, savarankiškai pasirinkti darbo metodus ir problemų sprendimo būdus;
1.7. mokėti dirbti Microsoft Office programiniu paketu.
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS
2. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
2.1. organizuoja ir kontroliuoja dokumentų valdymo procesą: užtikrina gautų, siunčiamų ir vidaus dokumentų, vidaus teisės aktų, sutarčių teisingą registravimą, pateikimą vadovybei ir darbuotojams pagal paskirtį ir laiku, rūpinasi dokumentų valdymo procedūrų tobulinimu;
2.2. užtikrina skyriaus nuostatuose iškeltų tikslų ir uždavinių įgyvendinimą priskirtais klausimais;
2.3. kontroliuoja darbuotojų, atsakingų už dokumentų valdymo sritį, atliekamas funkcijas;
2.4. nuolat informuoja skyriaus vedėją apie kuruojamas veiklos sritis, pastebėtus trūkumus darbe, siūlo naujas darbo organizavimo formas;
2.5. rengia veiklos planus ir įgyvendinimo ataskaitas pagal kuruojamą sritį;
2.6. atlieka vadovybės pavedimų vykdymo kontrolę, teikia ataskaitas;
2.7. kontroliuoja Vilniaus TLK darbuotojų parengtų dokumentų atitiktį teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų rengimą, reikalavimams ir teikia metodines rekomendacijas dokumentų rengimo klausimais;
2.8. paskirsto faksu ir elektroniniu paštu vitlk@vlk.lt, rastine@vlk.lt, dvs.vilniaus.tlk@vlk.lt gautus dokumentus ir kontroliuoja jų registravimą ir vykdymą;
2.9. rengia Vilniaus TLK dokumentacijos planus ir susijusius dokumentus, nuolat ir ilgai saugomų dokumentų aprašus, teikia jų projektus derinti ir tvirtinti, pagal dokumentacijos planą kontroliuoja struktūrinių padalinių dokumentų bylų formavimą;
2.10. organizuoja dokumentų bylų perdavimą iš struktūrinių padalinių į Vilniaus TLK archyvą, dokumentų bylų apskaitą, saugojimą archyve, nuolat saugomų dokumentų perdavimą Lietuvos Valstybės naujajam archyvui;
2.11. koordinuoja archyve saugomų dokumentų apskaitos tvarkymą bei sudarytų dokumentų bylų priėmimą saugoti;
2.12. dokumentų valdymo klausimais bendradarbiauja su Lietuvos valstybės naujuoju archyvu, kitomis valstybinėmis institucijomis ir įstaigomis;
2.13. pasibaigus dokumentų bylų saugojimo terminui, organizuoja dokumentų naikinimą;
2.14. tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus ir išrašus;
2.15. atsako už įstaigos antspaudo naudojimą pagal paskirtį;
2.16. rengia vietinių (lokalių) teisės aktų projektus ir jais tvirtinamus dokumentus (tvarkos aprašus, reglamentus, taisykles, nuostatus ir kt.), reglamentuojančius įstaigos veiklos valdymą, kontroliuoja, kaip šie dokumentai vykdomi, juos tobulina;
2.17. užtikrina, kad Vilniaus TLK darbuotojai prireikus gautų dokumentą, saugomą kanceliarijos bylose ir archyve, arba kitą reikiamą informaciją apie Vilniaus TLK korespondenciją;
2.18. skyriaus vedėjo pavedimu organizuoja Vilniaus TLK stebėtojų tarybos ir vadovybės posėdžius;
2.19. atlieka nuolatinį procesų žemėlapių atnaujinimą ir (ar) rengimą pagal procesų šeimininkų pateiktus projektus, prireikus, inicijuoja bei rengia jų pakeitimus;
2.20. rūpinasi kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos funkcionavimu, tobulinimu ir plėtra;
2.21. nagrinėja gaunamus raštus ir skyriaus vedėjo pavedimu rengia skyriaus kompetencijai priskirtų raštų ir atsakymų projektus;
2.22. pagal kompetenciją dalyvauja darbo grupių, komisijų veikloje, pasitarimuose;
2.23. skyriaus vedėjo pavedimu pavaduoja kitus skyriaus darbuotojus;
2.24. nuolat tobulina žinias, įgūdžius, kitas profesines savybes ir gebėjimus;
2.25. vykdo kitus vadovybės nenuolatinio pobūdžio pavedimus, skirtus įgyvendinti Vilniaus TLK strateginiams tikslams.